SYNC Objednávky - automatizace objednávek pro Upgates

Zlatýupgates partner

Jedná se o automatizaci objednávek, která mění jejich stavy přesně podle předem definovaných pravidel. Díky tomu nikdy nedojde k vynechání žádného kroku a v objednávkách máte vždy jasný a přehledný systém.

Zákazníci jsou včas a přesně informováni o průběhu své objednávky. Modul automaticky řeší například upomínky na nevyzvednuté osobní odběry nebo neuhrazené objednávky. Po převzetí zásilky může zákazníkovi odeslat poděkování nebo slevu na další nákup.

Vše funguje na principu automatických změn stavů objednávky na základě předem nastavených pravidel, která si jednoduše přizpůsobíte potřebám svého e-shopu.

Chytrá automatizace stavů objednávek, transakčních emailů, vystavování dokladů a upozornění zákazníka s vlastní administrací

Automatizace stavů objednávek na základě definovaných pravidel
Automatizace generování dokumentů v určitý moment nebo při určitém stavu objednávky
Možnost časování změn s pravidlem po 3 dnech a pak po dalších 4 dnech atd.
Sledování stavu zásilky z Balíkobotu a možnost navázaní automatiky na aktuální stav zásilky
Vše si jednoduše nastavíte v přehledné administraci

K čemu je automatizace objednávek?

Primárně ke zjednodušení a zrychlení práce s objednávkami, rozdělování na expedici a přesné informování zákazníka.

Rozdělení objednávek pro expedici

Pomocí automatizace např. již od počátku rozdělíte objednávky na ty, které se mohou rovnou expedovat a na ty, které na něco budou čekat. Ať už se jedná např. o úhradu nebo naskladnění zboží. Objednávky, které jsou uhrazené nebo na dobírku a současně skladem necháte přepnout třeba do stavu “Expedovat” a pracovník na skladu má jasný seznam, jakým objednávkám se má věnovat.

Upozornění zákazníka na nějaký stav objednávky

Může se jednat o upomínku platby, která je poslaná 48 hodin po objednání, kdy stále není uhrazena, pokud byla bankovním převodem. Stejně tak se může jednat o připomenutí, že je stále připravený osobní odběr.

Pokud používáte balíkobot, můžete zákazníka upozornit, že na něj zásilka čeká na převzetí na odběrném místě. A mnoho dalších možností, které dokážete vymyslet.

Retence uživatelů a poděkování za nákup

Je několik způsobů jak identifikovat, zda si zákazník již převzal svou zásilku. Může to být u některých zásilek na základě platby, ale nejspolehlivější je napojení z balíkobotu. Jakmile balíkobot vrátí informaci, že zásilka je převzatá, můžete např po 24 hodinách poslat poděkování za objednávku, slevu na další nákup a třeba odkaz na recenzi produktu.

Možnosti jsou neomezené

Možnosti automatizace jsou pouze na Vás, co vše dokážete vymyslet. Pravidla si jednoduše sami nastavíte v přehledné administraci.

Jak to funguje

Propojíte e-shop se SYNKRO a vyberete, pro které objednávky chcete automatizace používat.
Nastavíte pravidla – jednoduše si naklikáte podmínky (KDYŽ) a akci, která se má stát (TAK).
SYNKRO pravidla průběžně vyhodnocuje a jakmile se splní zadané podmínky, provede akci automaticky (změní stav, spustí navazující krok, vygeneruje dokument apod.).

Typicky si tedy definujete, co se má stát, když je objednávka zaplacená / nezaplacená, když je ve vybraném stavu, když uběhne určitý čas od poslední změny, nebo když nastane jiný vámi určený moment v životním cyklu objednávky.

Co všechno umí SYNC Objednávky automatizovat

Automatické změny stavů objednávek na základě pravidel a kritérií.
Časová pravidla (např. akce po X hodinách/dnech, hlídání „poslední změny“ apod.).
Generování dokumentů v konkrétním okamžiku objednávky (např. doklad/faktura při splnění podmínek nebo při přechodu do určitého stavu).
Rozsáhlé automatizační scénáře – z jednoduchých pravidel lze skládat větší procesy, které pokryjí celý tok objednávky od přijetí až po expedici.

Pravidla: KDYŽ → TAK (příklad logiky)

Základ modulu je jednoduchý: vy nastavíte podmínky (KDYŽ) a definujete akci (TAK). Kombinací více podmínek si snadno poskládáte automatizaci přesně podle vašeho provozu.

Příklady podmínek (KDYŽ)

Objednávka je / není zaplacená.
Objednávka je ve vybraném stavu.
Od poslední změny objednávky uplynulo X hodin / X dnů.
Nastane konkrétní časový moment po vytvoření objednávky nebo po změně stavu.
Objednávka splňuje vámi zadaná kritéria (např. typ průběhu, specifický scénář, logika vašeho skladu/expedice).

Příklady akcí (TAK)

Změnit stav objednávky (např. přepnout na „Čeká na platbu“, „Připraveno k expedici“, „Stornováno“ apod.).
Vygenerovat dokument ve správný moment (např. fakturu po zaplacení / při přechodu do určitého stavu).
Spustit navazující krok ve vašem procesu (automaticky, bez ručních kliků).

Časová pravidla: automatizace, které hlídají termíny za vás

Velká síla SYNC Objednávky je v tom, že umí pracovat s časem. Nemusíte ručně kontrolovat objednávky, které „někde visí“ – nastavíte pravidlo a systém se postará o zbytek.

Nezaplaceno X dnů → změnit stav (např. na „Storno“ nebo „Čeká na platbu – upomínka“).
Objednávka je ve stavu „Čeká na expedici“ déle než X hodin → přepnout na interní kontrolní stav.
Konkrétní moment v procesu → vygenerovat dokument přesně tehdy, kdy ho potřebujete (a ne dřív ani později).

Pro koho je modul ideální

Pro e-shopy, které chtějí zrychlit zpracování objednávek bez navyšování kapacit.
Pro týmy, které chtějí omezit ruční klikání a sjednotit procesy.
Pro provozy, kde je důležitá konzistence (stejný postup pro každou objednávku).
Pro e-shopy, které chtějí automatizovat fakturaci/doklady ve správný moment průběhu objednávky.

Ukázkové scénáře automatizací

Platba & stav: Jakmile je objednávka zaplacená, automaticky se přepne do stavu pro expedici a zároveň se vygeneruje doklad.
Neuhrazené objednávky: Pokud není zaplaceno do X dnů, systém objednávku přesune do vámi zvoleného stavu (např. storno / čeká na platbu).
Procesní „hlídač“: Když se objednávka zasekne v určitém stavu déle než X hodin, automaticky se označí/přepne pro interní kontrolu.

Proč je SYNC Objednávky tak důležitý

Tento modul není „jedna automatizace“. Je to stavebnice, ze které si poskládáte automatizovaný provoz podle vašeho e-shopu. Jakmile jednou nastavíte pravidla, objednávky se řídí vašimi procesy automaticky – konzistentně, rychle a bez zbytečné chybovosti.

Chcete automatizace na míru?

Pokud máte specifický proces (např. složitější schvalování, nestandardní stavy nebo návaznosti), dokážeme vám pomoci nastavit logiku pravidel tak, aby seděla přesně vašemu provozu. Kontaktujte nás.